Como mínimo, una vez al año debes realizar el inventario de tu negocio, así que aprovecha el cierre de año para hacerlo.

Sin lugar a dudas, realizar un inventario es una de esas tareas laboriosas que, por falta de tiempo o desconocimiento, muchos negocios suelen retrasar más de lo razonable. Sin embargo, un inventario periódico de tus productos puede ofrecerte ventajas.

¿Cada cuándo hacer un inventario?

Empecemos por el principio: realiza tu inventario, al menos, una vez al año y aprovecha el cierre contable de tu empresa. Contempla la alternativa de hacer un inventario regular, “cuantas más veces mejor”, puede ser cada semana o cada mes, al final del año ya habrás hecho el recuento total de tus productos sin detener tu actividad.

El primer paso

Clasifica tus bienes, incluyendo las pérdidas de activo circulante (existencia de producto en bodega) y las de activo fijo (instalaciones, maquinarias, mobiliario, equipos de cómputo, etc.). Los bienes consumibles, como los artículos de papelería necesarios para el trabajo de oficina, pero de menor valor, también se deben sumar al activo circulante.

Comprueba la ubicación de tus bienes, aunque te parezca que sabes en dónde está cada cosa, en algún momento se te puede olvidar. Asigna a tus activos y productos un código, de esta manera sabrás más rápido su ubicación. Una herramienta muy útil para esta tarea son las hojas de inventario de Excel.

Optimizando

En cada inventario realiza un conteo de todo lo que pertenece a tu negocio, lleva una hoja de cálculo sencilla para los empleados responsables del mismo. Es recomendable que clasifiques los productos, ya sea por secciones, familias o departamentos, según las características de cada uno de ellos.

Selecciona un grupo de empleados que posean ciertas habilidades de organización y contabilidad, asígnales esta tarea para que la realicen, preferiblemente cada semana. Lleva un conteo diario al término del día, de lo que se vende y se compra en tu negocio, así te darás cuenta en seguida si falta algo.

Margen de pérdida

Para los artículos de clase A (los más valiosos de tu negocio), la pérdida debería de ser de cero. En la clase B (productos de valor medio), la pérdida máxima sería del 1%. En los productos de clase C (valor mínimo), el margen máximo es de hasta 2%.

Tener un buen control en tu negocio te permite vender adecuadamente tus productos, abastecer tu bodega y evitar el aumento de costos por sustitución de mercancía.

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