Siguiendo con los #MalesDeLaTiendita, en esta entrega nos enfrentamos a la prueba y error con el inventario y los Programa Punto de Venta.

No hay nada más costoso en un negocio que ir aprendiendo a prueba y error, pero finalmente, eso es lo que estamos llevando a cabo en el Proyecto Tiendita Abarrotero; estamos montando una tienda (Don Rafa Abarrotero), tratando de hacer nuestro mejor esfuerzo, con las mejores intenciones. A veces los buenos deseos y la actitud no son suficientes para triunfar, al menos en un primer momento, pero sí son esenciales para poder seguir adelante y sobrepasar todo lo que se va presentando.

El trabajo que requiere una tiendita es de tiempo completo. No hay que dejarse hacer chico con la idea de que es una tiendita cualquiera. La mayoría de las grandes cadenas y negocios empezaron en pequeño. En todos los negocios, diariamente surgen necesidades y problemas que hay que cubrir o solucionar y que al final hacen que sea como un juego de Tetris; Los clientes caen como piezas y en lo que llegan a la tienda, tú debes de hacer la limpieza, acomodo, surtido y gestiones necesarias para que cuando vayan, su experiencia de compra sea positiva.

Es importante que conforme vayan saliendo pendientes, los resuelvas, si dejas que se acumulen los problemas o los detallitos, pronto tendrás un montón de contratiempos que resolver.  Obviamente existen prioridades. Para nosotros el tema del servicio es muy importante. No hemos logrado tener siempre todos los productos disponibles. Es muy frustrante porque tenemos todas las herramientas para lograrlo, sin embargo, no hemos podido tener un control real del inventario.

Regresando al tema de los Software Punto de Venta (programas de cómputo para llevar control de la tienda), elegimos ir probando uno por uno para poder recomendarlos o en su caso descartarlos, por sus virtudes o sus defectos. En este caso desde nuestra apertura de Don Rafa, elegimos el punto de venta SICAR que se nos había recomendado por un conocido que tiene una tienda de pinturas. Después de 2 meses de usarlo tenemos algunas conclusiones que nos hacen no recomendar este programa.

En un inicio se cargó el inventario de manera manual escaneando todos los productos e ingresando las piezas que se venderían en la tienda. Pero, aquí viene el primer problema; sí tu quieres acceder a la información de cuál era tu inventario cuando iniciaste operaciones; no puedes. Pensemos que podemos vivir con esa limitación, puesto que, para hacer la carga del inventario todo se hizo a través de un archivo de Excel, por lo que contamos con el archivo inicial de productos. ¿Qué pasa cuando vuelves a comprar mercancía y la registras en el sistema, cambiando el número de existencias de cada producto? SICAR registra dichos movimientos, pero no puede generar un reporte de todos los cambios que se hicieron, por lo que si necesitas acceder a esa información, tienes que cotejar producto por producto. En nuestro caso, existen 76 páginas que incluyen más de 20 productos, por lo que para poder analizar la rotación que ha habido en nuestro inventario, tendríamos que dedicar demasiado tiempo. Contratamos el PPV (Programa Punto de Venta) para poder tener un mayor control y no tener que dedicar largas jornadas a depurar información. En breve cambiaremos de software por considerar que SICAR carece de estas funciones, básicas, para la operación de un negocio. No es nada personal en contra de este sistema. Pensamos que sería una buena solución, pero nos decepcionó no encontrar funciones tan sencillas. Antes de determinar que no se pueden llevar a cabo estas funciones, hablamos con su departamento de atención al cliente, el cual por cierto es siempre amable y de gran ayuda, que nos confirmó que no se pueden obtener estos reportes. Definitivamente fue una experiencia de prueba y error, pero al estar haciendo un análisis objetivo  de PPV con el fin de que las personas que contratan estas soluciones no pierdan dinero y tiempo; no podemos pasar por alto estos detalles. Por qué decimos que cómo cuestan los errores, porque en este PPV invertimos cerca de $4,000 pesos, únicamente en la licencia con vigencia de un año. OJO, no es un PPV inservible, pero pues cuando se paga un servicio, se puede exigir un buen rendimiento. ¿O no?

Para poder tomar una decisión en cuanto al próximo PPV que utilizaremos, haremos un análisis de opciones convenientes en cuanto a rendimiento y costo.

*Proyecto Tiendita Abarrotero estará documentando la apertura real de una tienda de abarrotes, compartiendo información sobre inversión, gastos, ventas y todo aquello que pueda ayudar a los negocios a abrir o competir dignamente con cadenas comerciales. 

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